Writing Effective Emails

เจออันนี้มาน่าสนใจ เป็นเรื่องเกี่ยวกับเทคนิคการเขียนอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพ ลองมาดูกันนะ

1. Subject Lines are Headlines
เขียนซับเจ็คให้เหมือนเขียนหัวข้อข่าว คือสั้นกระชับได้ใจความ คนอ่านต้องรู้เรื่องว่าเนื้อหาอีเมล์นี้เกี่ยวกับอะไร ต้องการให้ทำอะไร ข้อดีของเรื่องนี้อีกอย่างคือ คนรับไม่ต้องเปิดอ่านก็รู้เรื่องเลย

Bad:- Subject: Meeting

Good:- Subject: Reminder of 10am Meeting Sched. 10/05 on PASS Process.

2. Make One Point per Email
อย่าสอดใส้ สองเรื่องเพราะคนอ่านจะงง หรือลืมอ่านส่วนที่สองได้ อีเมล์ไม่ต้องติดสแตมป์เพราะฉะนั้นส่งแยกกันไม่เปลืองหรอก

Bad Example

Subject: Revisions For Sales Report

Hi Jackie,

Thanks for sending in that report last week. I read through it yesterday and feel that you need more specific information regarding our sales figures in Chapter 2. I also felt that the tone could be a bit more formal. The report is going to be read by our Executive Team, and needs to reflect our professionalism.

Also, I wanted to let you know that I’ve scheduled a meeting with the PR department for this Friday, regarding the new ad campaign. It’s at 11:00, and will be in the small conference room.

Please let me know if you can make that time.

Thanks!

Monica

3. Specify the Response You Want
ถ้าต้องการให้อีกฝ่ายทำอะไรควรบอกให้ชัดเจน และให้ข้อมูลที่ครบเช่นถ้าต้องการให้โทรกลับก็ควรแนบเบอร์โทรไปด้วยเลย ยิ่งคนอ่านสะดวกเท่าไหร่เขาก็อยากตอบเราก่อนมากขึ้น

Bad Example

From: reliablelandscapes@domain.com

Subject: Proposal

Lynn,

Did you get my proposal last week? I haven’t heard back and wanted to make sure.

Can you please call me so we can discuss?

Thanks!

Peter

Good Example

Subject: Checking On Reliable Landscapes Proposal

Dear Lynn,

I just wanted to check that you have received the landscaping proposal I emailed to you last week. I haven’t heard back and wanted to make sure it went through.

Can you please call me by Thursday so we can discuss? This is when our discount offer expires, and I want to make sure you don’t miss it!

The quickest way to contact me is by cell phone.

Thanks!

Peter Schuell, Owner
Reliable Landscaping, Inc.
555.135.4598 (office)
555.135.2929 (cell)

4. Using EOM Headlines
ย่อมาจาก End Of Meesage คือถ้าข้อความที่ส่งนั้นสั้นมากเราสามารถเขียนไว้แค่ใน Subject แล้วเติม EOM ต่อท้าย เพื่อบอกว่าไม่ต้องเปิดอ่านนะ ข้อความมีแค่นี้

Example

Subject: 10/5 Meeting, 10am, Conf. Rm. A, On PASS Procedure EOM

5. Be a Good Correspondent
เปิดเช็คอีเมล์ของคุณเป็นประจำ ยิ่งคุณตอบกลับเร็วเท่าไหร่ก็เหมือนจะเหนี่ยวนำให้อีกฝ่ายตอบของคุณกลับเร็วเท่านั้น ถ้าต้องเตรียมข้อมูลก่อนให้ตอบกลับว่า ได้รับอีเมล์แล้วและบอกว่า จะตอบรายละเอียดกลับอีกทีภายหลัง ส่วนว่าจะเช็คถี่แค่ไหนก็ขึ้นกับแต่ละที่คงกำหนดเป๊ะๆ ไปไม่ได้ แต่อย่าให้ถึงกับระบบกวนการทำงานหลัก

6. Internal Email
การส่งเมล์ออก internet ก็ไม่ต่างจากการส่งภายใน คือ ไม่ควรเป็นทางการมากจนเกินไป แต่ควรจำไว้ว่า อีเมล์สามารถพิมพ์ลงกระดาษได้ (รวมถึง forward ได้ด้วย) เพราะฉะนั้นมันอาจจะได้ถูกอ่านโดยคนอื่นที่คุณไม่ได้ตั้งใจส่งให้อ่าน เพราะฉะนั้นควรตรวจสอบเรื่องความถูกต้องให้ดี รวมถึงระวังการใช้สแลงด้วย

Links
http://www.mindtools.com/CommSkll/EmailCommunication.htm

Advertisements

ใส่ความเห็น

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s