การวางแผนคือทุกสิ่ง แต่ตัวแผนเป็นสิ่งไร้ค่า

Plans are nothing; planning is everything.
Dwight D. Eisenhower

ถ้าผู้บัญชาการรบสมัยสงครามโลกครั้งที่สองและประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐฯ พูดไว้อย่างนี้ มันต้องมีอะไรอยู่ในนั้นแน่นอน

การวางแผนคือะไร?

ก่อนอื่นเราต้องทำความเข้าใจการวางแผนหรือแพลนนิ่งกันก่อน ในสกรัมนั้นกล่าวไว้ว่าจะต้องมีการประชุมวางแผน(planning meeting) ในวันแรกของสปรินต์ และมีรีโทรสเปคทีฟ ในวันสุดท้าย คำพูดนี้สร้างความสับสนให้กับคนที่เริ่มทำอไจล์เอามากๆ เพราะว่าพวกเขามักจะคิดว่า เวลาอื่นไม่ต้องวางแผน

planning meeting != planning

การประชุมวางแผนนั้นแตกต่างกับการวางแผนโดยสิ้นเชิง การวางแผนสามารถทำได้โดยการ คิด ปรึกษา พูดคุย อ่าน ฯลฯ คือทำได้ตลอดเวลา ส่วนการประชุมจะต้องทำแบบต่อหน้า (face to face) และจะต้องมีการนัดล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้อย่างพร้อมเพรียง

แล้วถ้าเราไปวางแผนในการประชุมวางแผนล่ะ

สิ่งที่สังเกตได้ง่ายสำหรับทีมที่ทำอย่างนี้ คือ การประชุมจะยืดเยื้อยาวนาน หาข้อสรุปไม่ได้ ไม่สามารถให้เอสติเมตที่ถูกต้อง ไม่ก็เริ่มสปรินต์โดยไม่มีความมั่นใจว่าจะทำมันได้เสร็จในเวลา สุดท้าย สิ่งที่จะเห็นง่ายที่สุดคือ สตอรีไม่เสร็จ และผลงานไม่โดนใจลูกค้า

ถ้าอย่างนั้นเราควรทำอย่างไร?

ส่ิงสำคัญที่สุดที่เราต้องทำคือ การวางแผนล่วงหน้า คือ วางแผนตลอดเวลาจนกระทั่งไปสรุป ในการประชุมวางแผนว่าแผนที่จะใช้ในสปรินต์คืออะไร แต่อย่าลืมว่า การตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลง สำคัญกว่าการทำตามแผนที่วางไว้

ถ้าอย่างนั้นจะวางแผนไปทำไม?

ถ้าเราไม่มีแผนเราก็ไม่รู้จะปรับเปลี่ยนอะไรน่ะสิ พอมีความเปลี่ยนแปลงในความต้องการทางธุรกิจ หรือความต้องการของลูกค้าเราก็จะไม่รู้หรือไม่แน่ใจว่ามันเปลี่ยนไปแค่ไหน กระทบอย่างไร เราจึงต้องมีแผนก่อน เพื่อเป็นตัวอ้างอิงให้รู้ถึงผลกระทบของความเปลี่ยนแปลงและสามารถปรับแผนได้อย่างเหมาะสม

งานในสปรินต์ยังทำไม่เสร็จ แล้วจะให้ไปวางแผนสปรินต์หน้าได้อย่างไร?

สปรินต์หน้าสำคัญกว่า ควรโฟกัสที่การวางแผนให้เรียบร้อยก่อน แล้วจึงกลับมาโฟกัส ที่สปรินต์ปัจจุบัน อาจจะฟังดูขัดกับความรู้สึกแต่นี่คือเรื่องจริง เหตุผลคือ การที่สปรินต์นี้มีปัญหาทำไม่ทันหรืองานหนักเกินไปนั้นเป็นเพราะการวางแผนในตอนต้นสปรินต์ทำได้ไม่ดีพอ การที่เราพยายามกัดฟันทำมันให้เสร็จในสปรินต์ หนึ่งเป็นการซ่อนปัญหาทำให้ปัญหาไม่ถูกพบ และจะไม่ได้รับการแก้ไข สองคือ เป็นการเริ่มต้นวงจรอุบาทว์(Vicious Cycle) และเชื่อได้เลยว่าสปรินต์หน้าก็จะมีปัญหาเดิมอยู่ดีในขณะที่ร่างกายและจิตใจของคนทำงานก็จะเสื่อมถอย ฉะนั้นประเด็นคือจะต้องตัดวงจรอุบาทว์นี้โดยยอมให้สปรินต์นี้มีสตอรีที่ไม่เสร็จ ซึ่งถามว่าจะไม่เป็นอะไรหรือ คำตอบคือไม่มี เพราะถ้าจะรอไปอีกสองอาทิตย์(อาจจะเป็นสามหรือสี่แล้วแต่ความยาวปสปรินต์ที่ตั้งไว้) ก็ไม่เห็นจะเป็นไรนี่นา สกรัมถูกออกแบบมาแบบนั้นคือถ้าจะผิดพลาดขอให้เกิดในสปรินต์ เพื่อเรียนรู้ปรับปรุง และจะไม่เกิดอีก พอเราวางแผนสปรินต์หน้าได้ดีแล้วก็เชื่อได้ว่า สปรินต์หน้าจะสามารถทำงานเสร็จได้ตามที่สัญญาไว้แน่นอน