ประสิทธิภาพการทำงานแย่ ก็เหมือนกับถนนรถติด แก้ได้ด้วย WIP Limit

วันนี้ผมได้มีโอกาสจัด Mini Agile/Lean workshop ให้กับลูกค้าองค์กรหนึ่ง มาถึงเรื่องประสิทธิภาพการทำงาน ที่ต่ำลงเพราะการรับงานมากเกินไป และการแก้ปัญหาด้วย WIP Limit ผมรู้สึกว่า เป็นครั้งแรกที่อธิบายเรื่องนี้แล้วคนเข้าใจมันได้ง่าย อาจเป็นเพราะพวกเขาประสบปัญหานี้อยู่ก็เป็นได้ ผมอธิบายไปทำนองว่า

ประสิทธิภาพการทำงานของเรานั้นก็เหมือนถนน เดิม ณ วันแรก ถนนโล่ง การเดินทางผ่านถนนเส้นนั้นอาจจะใช้เวลาเพียงสิบนาที แต่พอเวลาผ่านไป มีรถเข้ามาในถนนเส้นนั้น มากขึ้น ๆ จากเดิมเคยผ่านในสิบนาที ก็กลายเป็น 15 20 นาที สุดท้ายใช้เวลา เป็นชั่วโมง เหตุผลที่ทำให้ใช้เวลานานขึ้นนั้นไม่ใช่ว่า ถนนแย่ลง แต่เป็นเพราะ จำนวนรถที่มากเกินขีดจำกัดของถนน ทำให้การไหลของรถในถนนหยุดชะงัก

ประสิทธิภาพการทำงานของเราก็เหมือนกัน วันแรกที่เราทำงานกับงานชิ้นแรก เราอาจจะใช้เวลาเพียงหนึ่งชั่วโมงก็ทำเสร็จ ปรากฏว่าเวลาผ่านไป เรากลับทำงานชิ้นเดิมได้ในเวลาที่นานขึ้น ไม่ใช่ว่าเราทำงานแย่ลง หรือ งานยากขึ้น แต่เป็นเพราะ มีงาน อีกหลายงานคอยเข้ามาขัดจังหวะ ทำให้เราไม่สามารถ เริ่มหรือทำงานชิ้นที่ว่าจนสำเร็จได้เหมือนเดิม ก็เหมือนกับถนนที่รถคันเดิมไม่สามารถผ่านไปได้ในเวลาเท่าเดิมนั่นเอง

ปัญหาต่อมาคือ เมื่อไม่สามารถกะเกณฑ์แวลาที่งานจะเสร็จได้ชัดเจน เจ้าของงานก็รู้สึกกระวนกระวาย ต้องคอยมาตามจ้ำจี้จ้ำไชว่างานของฉันจะเสร็จเมื่อไหร่ ทำให้การทำงานเสียจังหวะ เสร็จช้าลงไปอีก และก็ยิ่งทำให้เจ้าของงาน ทุรนทุรายมากขึ้นอีก สุดท้ายคนทำงานก็ตกอยู่ในภาวะเครียดและทำงานได้ประสิทธิภาพลดลงไปอีก เป็นอย่างนี้ไปไม่รู้จบ

ทางแก้นั้นตรงตัวมาก เมื่อปัญหาเกิดจากรถที่วิ่งเข้ามาในถนนที่มากเกินไป ก็จงจำกัดรถที่จะเช้าถนนในเวลาหนึ่งให้มีจำนวนไม่เกินขีดจำกัดที่ทำให้เกิดปัญหารถติด เช่น กำหนดถนนเส้นนี้รถเข้าได้ 50 คัน ถ้าคันที่ 51 มา ต้องหยุดคอยจนกว่า คันแรกจะผ่านถนนไป เพียงเท่านี้รถก็ไม่ติดแล้ว วิธีการนี้เราเรียกว่า การมี WIP(Work In Progress) Limit

เมื่อมี WIP Limit เราจะกำหนดว่าเราจะรับงานไม่เกินกี่งานในขณะใดขณะหนึ่ง เจ้าของงานที่มาใหม่ก็ต้องต่อคิว เขาจะรู้ว่า อีกกี่งานจะถึงคิวของเขา เขาจะกระวนกระวายน้อยลง และขัดจังหวะการทำงานน้อยลงด้วย การทำงานจึงลื่นไหล และได้ประสิทธิภาพเดิมกลับมา เมื่อการทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ก็สามารถรักษามาตรฐานการทำงานได้ เราก็จะวัดเวลาเฉลี่ยที่ใช้ (Cycle Time) และบอกเจ้าของงานได้ว่า โดยเฉลี่ยแล้ว งานหนึ่งงานใช้เวลาเท่าใด เช่น ถ้าเฉลี่ยงานหนึ่งงานเสร็จในเวลาหนึ่งวัน ถ้างานนั้นอยู่คิวที่สาม ก็เป็นไปได้ว่า อีกสามวันงานนั้นจึงจะถูกดึงมาทำ และเสร็จในราว หนึ่งวัน

จริงอยู่เวลาเฉลี่ยนั้นไม่ใช่ commitment ว่าจะต้องเสร็จในเวลานั้น แต่ก็สามารถบอกเวลาคร่าว ๆ ได้ เช่น งานที่เฉลี่ยเสร็จในเวลานหนึ่งวัน คงจะไม่ลากยาวไปถึงหนึ่งเดือนเป็นแน่ เพราะสามารถกะเกณฑ์คร่าว ๆ ได้ เจ้าของงานจึงกระวนกระวายน้อยลงอีก เพราะมีข้อมูลไปอธิบายให้ลูกค้าฟังได้ แรงกดดันจึงเบาบางลง และเพราะความกดดันที่น้อยนี้เองจึงทำให้คนทำงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จนแลดูมี Productivity สูงขึ้นได้

Advertisements

3 thoughts on “ประสิทธิภาพการทำงานแย่ ก็เหมือนกับถนนรถติด แก้ได้ด้วย WIP Limit

ใส่ความเห็น

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s