อไจล์ของแท้ ไม่ต้องจด minute

ผมพยายามบอกเล่าแก่คนรอบข้างมาตลอดหลายปีที่ผ่านมาว่า meeting minute นั้นเป็นสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดเลย ให้หยุดทำเสีย แต่คนส่วนใหญ่กลับไม่ค่อยเข้าใจว่า ทำไมมันถึงเป็นสิ่งน่าขยะแขยงสำหรับผมถึงขนาดนั้น

เมื่อมีคนพยายามถามหา meeting minute ผมก็มักจะ counter ด้วยคำถามว่า ใครต้องการอ่าน? และทำไมเขาถึงต้องการอ่าน? คำตอบที่มักจะได้กลับมาคือ

เผื่อใครคนนั้น ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้จะได้ทราบว่า คุยอะไรกันไป หรือไม่ก็ เพื่อรายงานหัวหน้า

ความจริงแล้ว เรื่องการเข้าประชุมนี้เป็นสิ่งที่น่าสนใจ มาก เพราะ

ถ้าหาก คนๆ นั้นสำคัญกับการประชุมจริง แล้วไม่เข้าร่วม การประชุมคงไม่สามารถเกิดขึ้นได้ หรือถึงแม้เกิดขึ้นก็คงไม่สามารถสรุปอะไรได้

ในทางกลับกัน ถ้าหากการประชุมนี้สำคัญกับคนๆ นั้นจริง เขาคงต้องหาทางเข้าร่วมให้ได้ หรือไม่ก็ต้องหาตัวแทนเข้าร่วม หรือ พยายามหาทางทำให้การประชุมเลื่อนให้ได้

เพราะฉะนั้นเหตุผลนี้จึงไม่สมเหตุสมผลเลย ที่เราจะจด minute เพื่อคนที่ไม่เห็นว่าการประชุมนี้สำคัญและตัวเขาเองก็ไม่ได้สำคัญสำหรับการประชุม

อีกเหตุผลหนึ่งที่ผมมักจะได้รับกลับมาคือ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ระลึกว่า มีอะไรเกิดขึ้นในการประชุมบ้าง ความจริงเขาต้องการจะสื่อว่า เพื่อให้ตามงาน หรือที่เรียกว่า action items จากการประชุมนั้นต่างหาก ซึ่งผมก็บอกว่า ถ้าอย่างนั้นอย่าทำ minute แค่ทำเป็น action item list ก็พอ ซึ่งอย่างหลังนี้ใช้แรงในการทำน้อยกว่ากันมาก และความจริง เพียงจดโน้ตในห้องประชุม แล้ว เอาขึ้นโปรเจ็คเตอร์ตอนท้ายการประชุมให้ทุกคนดู เมื่อเข้าใจตรงกัน ก็ส่งเป็นเมล์ออกแค่นั้นก็จบ ง่ายไหม?

ความจริงแล้วส่วนลึกของคนที่บอกว่า ต้องจด minute นั้น จะมีความคิดเดียวกันกับเพื่อนผมคนนี้ ที่วันหนึ่งเธอโพสข้อความประมาณว่า

“ห้องประชุมควรมีกล้องวงจรปิด จะได้ป้องกันพวกชอบกลับลำ ในที่ประชุมทำเอออออย่างหนึ่ง พอออกมานอกห้องกลับทำลืมเป็นอัลไซเมอร์”

ใช่ครับสำหรับหลายคน minute คือ อุปกรณ์ตั้งการ์ดเอาไว้ปกป้องตัวเองและใช้ตบหน้าใครบางคนในบางโอกาส เท่านั้นเอง ซึ่งถามว่า การทำเช่นนี้สร้างความร่วมมือกันทำงาน ที่เรียกว่า collaboration ได้อย่างไร ถ้าไม่ได้ จะมัวมานั่งทำ minute กันไปทำไม

พึงระลึกคำสอนของอไจล์ไว้เสมอ ที่ว่า

“Customer collaboration over Contract negotiation”

อย่าลืมว่า customer ไม่จำเป็นต้องอยู่นอกองค์กรเสมอไป และ contract บางครั้งก็ไม่ใช่หนังสือสัญญาทางกฏหมาย

Advertisements

One thought on “อไจล์ของแท้ ไม่ต้องจด minute

  1. ถ้าเรามี cross-functional team ที่มีเป้าหมายร่วมกันชัดเจน ทีมมีประสิทธิภาพสูงและพบเจอทำงานกันตลอดเวลาหรือบ่อยๆ minutes ก็คงไม่ได้มีประโยชน์มากนั้น

    แต่สุดท้าย เราอยู่ในโลกที่มีเราต้องทำงานกับพวกชอบหาทางอู้งาน พวกเล่นการเมืองชอบแทงข้างหลัง พวกทำงานไม่เป็นดีแต่ปาก การบันทึกสิ่งที่เราคุยกันและสิ่งที่ทีมเห็นด้วยก็เป็นเรื่องดีนะครับ ไม่ได้หมายถึง minutes ที่ต้องตาม template หรือว่าจดถี่ยิบ แต่เน้นเนื้อหา บางทีแค่ถ่ายรูปจาก whiteboard และส่ง email ให้ทุกคนในประชุมนั้น หรือตอบ email ที่ประชุมนั้นต้องการจะตอบคำถามก็พอแล้วล่ะครับ

ใส่ความเห็น

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s